In einigen Bereichen im Gartencenter erinnert der Wareneinkauf eher an eine Shoppingtour – es werden einfach Dinge gekauft, die gefallen. Damit aber die richtige Ware zur richtigen Zeit, zum richtigen Preis, am richtigen Platz ist, muss der Einkauf strategisch erfolgen. Peter Hermanns erklärt die fünf Erfolgsfaktoren für den strategischen Einkauf.
Erfolgsfaktor Einkaufsziele
Die Einkaufsziele können unterschiedlich ausgeprägt sein. So kann es ein Ziel sein, ein Produkt so günstig wie möglich einzukaufen oder längerfristig einen besseren Rabatt für ein bestimmtes Sortiment zu bekommen – vieles ist möglich. Sie planen beispielsweise die Werbeware anhand Ihrer Aktionsvorplanung für Ihre Werbeangebote. Sie benötigen für die saisonalen Wochen beispielsweise Heckenpflanzen, Obstbäume und Sträucher bis zu den Bodendeckern als Aktionsangebote für Ihre Werbung – für jede Kalenderwoche eine Aktion. Hierfür benötigen Sie eine grobe Mengenplanung je Werbeartikel, den geplanten netto/netto-Zieleinkaufspreis und den attraktiven Verkaufspreis. Ihr Einkaufsziel: Möglichst attraktive Angebote, die auch für Ihre Kunden interessant sind und als Frequenzbringer für Ihr Unternehmen genutzt werden können. Präzisieren Sie Ihre Ziele so, dass Sie, wenn möglich, schon mit konkreten Informationen wie Mengen, Qualitäten und Einkaufspreisvorstellungen in Ihre Einkaufsverhandlungen gehen. Dafür benötigen Sie Daten und Informationen.
Erfolgsfaktor Daten
Ideal sind strukturierte Daten aus der Warenwirtschaft. Diese zeigen, wie viel von jedem Produkt zu welchem Einkaufspreis und zu welchem Verkaufspreis gekauft und verkauft wurde. So können wir eine Bedarfsmenge, einen Durchschnittseinkaufs- und -Verkaufspreis ermitteln. Durch eine Vorkalkulation – ideal ist eine Handelskalkulation, die Ihre betriebswirtschaftliche Situation mit einfließen lässt, wie Bezugskosten, Rabatte, Skonto an Ihre Kunden (www.ccs.gmbh/kalkulator) – können wir ermitteln, ob Ihr Angebotspreis für die Werbung real ist. Durch Marktbeobachtung sollten Sie prüfen, ob Sie beispielsweise mit Ihrem Aktionspreis mit Wegbegleitern mithalten können oder ob Ihr Preis zu weit weg ist. Sie haben: ein Sortiment/Produkt, die Menge, den Zeitpunkt, den Platz im Gartencenter und Ihr Einkaufsziel festgelegt. Nun haben wir genug Daten, um uns bei verschiedenen Lieferanten ein Angebot erstellen zu lassen. Die Angebotsanfrage, da es sich in diesem Fall um Werbeware handelt, sollte real sein und Ihren Betrieb widerspiegeln. Bei der Angebots-Einholung sollten Sie auf Besonderheiten aufmerksam machen, dass beispielsweise auch nur Einzelpositionen bestellt werden können, dass es sich um Werbeware handelt. Nicht in jedem Betrieb kommt die Warenwirtschaft so zum Einsatz, dass verschiedene Auswertungen zu den einzelnen Produkten ermittelt werden können, wie Renner-/Penner-Listen, eine ABC-Analyse und eine Sortimentsanalyse. In diesem Fall sollten Sie zumindest ein grobes Einkaufsbudget für verschiedene Sortimente und/oder Produkte erstellen – siehe dazu auch die Tabelle rechts. Daten und Informationen sind heute und in Zukunft die Erfolgsfaktoren im Warenfluss, explizit im Ein- und Verkauf.
| BEISPIEL ZUM EINKAUFSVOLUMEN ODER BUDGET | ||
|---|---|---|
| Einkauf 2020 | ||
| Einkauf 2020 | 12.000,00 € | |
| Inventurbestand 31.12.2020 ca. | – | 1.200,00 € |
| Einkauf real ca. | 10.800,00 € | |
| Verkauf ca. | 30.000,00 € | |
| Kalkulationsfaktor brutto ca. | 2,8 | |
| Einkauf 2021 | ||
| Verkauf 2020 ca. | 30.000,00 € | |
| Planung Mehrumsatz 2021 | +15 % | 4.500,00 € |
| Planumsatz 2021 ca. | / | 34.500,00 € |
| Kalkulationsfaktor brutto ca. | 2,8 | |
| Planeinkauf 2021 ca. | 12.321,43 € | |
| Inventurbestand verkaufbar ca. | – | 1.200,00 € |
| Planeinkauf 2021 ca. | = | 11.121,43 € |
| Einkaufspuffer ca. | +5% | 556,07 € |
| Einkaufsbudget 2021 ca. | 11.677,50 € | |
| Quelle: Peter Hermanns, CCS GmbH |
Erfolgsfaktor Lieferant
Sie sollten einen Lieferantenmix haben und die Stärken der einzelnen Lieferanten nutzen. Nicht jeder kann alles gleich gut. Da es sich bei unserem Einkaufsziel um Werbeware handelt, sollten wir unsere Lieferanten auch darüber informieren, sodass diese wissen, dass wir die Ware als Angebotsware benötigen und der Lieferzeitpunkt, der Einkaufspreis und die Qualität der Produkte sensationell sein müssen. Der Erfolgsfaktor Lieferant ist so gut für Sie, wie Sie Ihre Lieferanten kennen. Auch hier sind Informationen über den Lieferanten selbst, seine Produkte, seine Lieferfähigkeit, seine Qualitäten und seine Zuverlässigkeit sehr wichtig. Daher sind die Lieferantenbeziehungen und die -kommunikation wesentliche Bestandteile des strategischen Einkaufs und sollten auf „Augenhöhe“ stattfinden. Bei einem Lieferantenmix kommt es auf das Einkaufsvolumen an. Nicht immer ist es sinnvoll, für ein Sortiment 20 Lieferanten zu nutzen. Wenn Sie für ein Sortiment ein Einkaufsvolumen von 20.000 € haben und dies dann auf 20 Lieferanten verteilen, ist das für den einzelnen Lieferanten nicht gerade attraktiv. Sie sollten auch nicht unbedingt mit einem Lieferanten eine Beziehung eingehen und über Jahre nicht links oder rechts schauen, das ist zwar einfach für den Einkauf, führt aber nicht unbedingt zu Ihren Einkaufszielen. Lieferanteninformationen und das Kennenlernen von Lieferanten sollten dem Einkaufsvolumen angepasst sein. Nicht für jedes Sortiment oder jede Aktionsware können Lieferanten besucht oder ein großer Aufwand an Informationsbeschaffung eingeräumt werden. Eine Italien-Reise ist sicher schön, sollte bei einem Einkaufsvolumen von bspw. 8.000 € (!) aber als Weiterbildung oder Urlaub gewertet werden und nicht als Einkaufsfahrt. Unterschiedliche Methoden zur Beschaffung von Informationen sollten unter verschiedenen Aspekten wie Einkaufsbudget, den Qualitätsansprüchen, den zu erzielenden Budgets, Umsätzen, Gewinn und weiteren internen, betriebsspezifischen Aspekten gesehen werden.
Erfolgsfaktor Sortimentsbündelung
Versuchen Sie, Sortimente bei Lieferanten zu bündeln und so Ihr Einkaufsvolumen zu vergrößern. So werden Sie für den Lieferanten attraktiver und haben eine bessere Ausgangsposition bei Ihren Verhandlungen. Es ist auch nicht immer sinnvoll, eine zu große Sortimentstiefe oder Sortimentsbreite zu haben, wodurch die Lieferantenanzahl stark erhöht wird. So zersplittern Sie Ihre Einkaufsbudgets und werden für einzelne Lieferanten uninteressant. Sollten Sie in einer Einkaufskooperation sein, nutzen Sie diese. Meist wurden schon im Vorfeld mit Lieferanten Konditionen ausgehandelt. Auch Mengenprodukte mit Kollegen zu bündeln, ist sicher eine Variante der Einkaufsbündelung, wichtig ist, wer von Ihnen in welchen Bereichen verantwortlich ist. Dies muss in jedem Fall geklärt werden, damit jeder für sich die Mengen bei seinem Einkauf einplant.
Erfolgsfaktor Trends
Trends können beobachtet werden, sind jedoch kaum messbar. Umfragen, selbst wenn sie repräsentativ sind, sind nicht unbedingt auf das eigene Unternehmen übertragbar und müssen an den Standort angepasst werden – das Umfeld und das soziale Milieu und viele andere Faktoren spielen dabei eine Rolle. Schaffen Sie die lokalen Trends, werden Sie zum örtlichen Trendsetter. Wenn Sie sich eine plötzlich steigende Nachfrage nicht erklären können, forschen Sie nach. Sucht ein Kunde beispielsweise nach der Apfelsorte ‚Boskoop‘ rot Hochstamm, und die ist, trotzdem Sie ausreichend davon eingekauft haben, bei Ihnen nicht verfügbar – fragen Sie Ihren Kunden, warum er genau diesen Apfel sucht. Dann erfahren Sie, warum die Sorte plötzlich eine so hohe Nachfrage hat: Sie wurde beispielsweise in einem Video vorgestellt, das sich via Social Media viral verbreitet hat. Und schon verkauft sich eine Apfelsorte plötzlich sehr gut, die vorher vielleicht normal oder schleppend im Abverkauf war. Nochmal zusammengefasst, ist die folgende Vorgehensweise sinnvoll, soll der Einkauf nach strategischen Gesichtspunkten erfolgen:
- Ein Einkaufsziel festlegen,
- Informationen sammeln:
- interne Informationen zum Sortiment und Produkt, die Menge, das Einkaufsbudget, der Zeitpunkt, der Platz in Ihrem Gartencenter
- externe Informationen: neue Sortimente, neue Produkt-Aufnahme, Trends Sortimente/Produkte, Lieferanten, Größe, Sortiment, Produkte, Qualitäten, Sortiments-/ Produktalternativen, Lieferanten/Lieferantenalternativen,
- Auswertung der Informationen,
- die Strategieplanung erarbeiten, was bekommen wir zu welchem Preis, bei welchem Lieferanten, in welcher Qualität und zu welcher Zeit.